档案利用常见问题

一、 毕业证书、学位证书丢失应如何补办？

（一）本人携带个人有效证件到档案馆现场办理学历证明或学位证明。或本人关注黑龙江科技大学档档馆公众号—常用链接—远程查档小程序（或搜索黑龙江科技大学远程查档）提交查档申请，由代办人前来办理，代办人到馆须出示本人身份有效证件。

（二）持档案馆出具的档案凭证材料及蓝色背景小二寸照片2张，到教务处学籍科或研究生院补办毕业证明书、学位证明书。具体如下：

（1）全日制本专科毕业生毕业证、学位证补办由教务处负责，具体办理流程和要求参见教务处《黑龙江科技大学往届毕业生办理毕业证明书和学位证明书流程》：

http://jwc.usth.edu.cn/info/1016/1062.htm

（2）硕士、博士研究生毕业证书和学位证书补办由研究生院负责，具体办理流程和要求咨询研究生院，联系电话0451-88036418。

（3）继续教育毕业生联系继续教育学院，联系电话0451-88036010。

（4）原利民校区毕业生，咨询黑龙江工商学院，联系电话0451-56890166。

（5）原嵩山校区毕业生拨打电话咨询，联系电话0451-82306034。

二、 毕业生出国中英文成绩单如何办理？

（一）中文成绩单

（1）网上办理：本人关注黑龙江科技大学档档馆公众号—常用链接—远程查档小程序（或搜索黑龙江科技大学远程查档）提交查档申请。

（2）现场办理：到校办理个人查档须携带本人有效身份证件。

（3）他人代办：本人关注黑龙江科技大学档档馆公众号—常用链接—远程查档小程序（或搜索黑龙江科技大学远程查档）提交查档申请，代办人须携带本人有效身份证件到档案馆办理。

（4）继续教育毕业生联系继续教育学院，联系电话0451-88036010。

（5）原利民校区毕业生，咨询黑龙江工商学院，联系电话0451-56890166。

（6）原嵩山校区毕业生拨打电话咨询，联系电话0451-82306034。

（二）英文成绩单

（1）办理方式一：毕业生本人登陆中国高等教育学生信息网（学位网）出国教育背景服务自主办理。

（2）办理方式二：毕业生携带档案馆出具的中文成绩单和由专业翻译机构翻译的英文成绩单到国际合作处核实盖章，国际合作处联系电话0451-88036067。

三、毕业生人事档案丢失可以补办哪些材料？

毕业生可以在档案馆补办的档案材料有：

本科生/专科生录取新生名册、成绩单、毕业证明；

研究生：录取名册、成绩单、学术论文评议书、答辩委员会决议、学历证明、学位证明。

四、 在校学生查询个人人事档案，如何办理？

在校本科学生人事档案由招生就业处档案室保管，毕业后由该机构负责档案转递。学生在校期间查询本人人事档案，毕业前招聘单位因政审查询学生人事档案，或毕业后咨询人事档案转递情况，可联系招生就业处档案室，联系电话0451-88036988。

在校研究生人事档案由研究生学院保管，毕业后由研究生学院学工办负责档案转递。学生在校期间查询本人人事档案，毕业前招聘单位因政审查询学生人事档案，可联系研究生学院培养办公室，联系电话0451-88036786；或毕业后咨询人事档案转递情况，可联系研究生学院学工办，联系电话0451-88036987。

五、毕业生查询人事档案去向，如何办理？

（1）2002年以后本科毕业生查询人事档案去向可咨询招生就业处档案室，咨询电话0451-88036988。

（2）继续教育毕业生联系继续教育学院，联系电话0451-88036010。

（3）原利民校区毕业生，咨询黑龙江工商学院，联系电话0451-56890166。

（4）原嵩山校区毕业生拨打电话咨询，联系电话0451-82306034。

六、查询新生录取名册如何办理？

（1）网上办理：本人关注黑龙江科技大学档档馆公众号—常用链接—远程查档小程序（或搜索黑龙江科技大学远程查档）提交查档申请。

（2）现场办理：到校办理个人查档须携带本人有效身份证件。

（3）他人代办：本人关注黑龙江科技大学档档馆公众号—常用链接—远程查档小程序（或搜索黑龙江科技大学远程查档）提交查档申请，代办人须携带本人有效身份证件到档案馆办理。

（4）继续教育毕业生联系继续教育学院，联系电话0451-88036010。

（5）原利民校区毕业生，咨询黑龙江工商学院，联系电话0451-56890166。

（6）原嵩山校区毕业生联系0451-82306034。

七、四六级成绩查询

毕业学生查询2005年6月以前四六级成绩可在档案馆查询。

（1）网上办理：查档人将亲笔书写的《教学类档案查档申请表》（关注黑龙江科技大学档案馆公众号，输入“成绩单”获取申请表下载链接）照片或扫描件发送至档案馆办公信箱（hljkjdxdag@vip.163.com），工作人员办理完毕后，查档人可以选择自取、发送档案扫描件、顺丰到付邮寄三种领取方式。

（2）现场办理：到校办理个人查档须携带本人有效身份证件。

（3）他人代办：查档人需将亲笔书写的《教学类档案查档申请表》（含代办人信息）照片或扫描件发送至档案馆办公信箱，代办人须携带本人有效身份证件到档案馆办理。

提示：

2005年6月以后各次考试英语四级、英语六级成绩报告单及日语四级、日语六级、德语四级、德语六级、俄语四级、俄语六级、法语四级证书信息，可到中国教育考试网查询。

http://cjcx.neea.edu.cn/html1/folder/20051/1156-1.htm

八、档案能否借出？

档案原则上不外借，利用者应在档案阅览室查阅。特殊情况须要借出时，须经领导批准，并办理相应的借出手续。

九、是否可以通过电话、邮件、网站等方式查询档案？

本馆不接受电话查档，通过电话可以咨询档案业务办理内容、范围及流程，但不能提供具体档案信息。

单位通过邮件查档还需提供加盖单位公章的联系函。

十、个人能否公开档案内容？

未经档案馆同意，任何组织和个人不得向社会公布、陈列、展出本馆馆藏的档案，利用者不得在发表刊物中摘录和引用档案全文。经档案馆同意，部分引用时应注明“黑龙江科技大学档案馆收藏”的字样和该档案档号，全文公布或汇编出版档案应征得档案馆同意并签订出版合同，违反者依《中华人民国和国档案法》和相关法规追究责任。